Ce este RO e-Factura și care sunt obligațiile operatorilor economici?

Factura electronică este un document electronic care îndeplinește toate cerințele unei facturi tradiționale, inclusiv elementele obligatorii prevăzute de lege. Ea poate fi emisă, transmisă și primită electronic, fără a fi necesară tipărirea acesteia.

RO e-Factura este sistemul național privind factura electronică, implementat de Ministerul Finanțelor Publice. Acesta a devenit obligatoriu pentru toate tranzacțiile B2B începând cu 1 ianuarie 2024. Până pe data de 1 iulie 2024, sistemul RO e-Factura va funcționa în paralel cu mijloacele de facturare și transmitere obișnuite. După această dată, toți operatorii economici sunt obligați să raporteze în sistemul e-Factura toate facturile pe care le emit sau le primesc în relația cu alți operatori economici impozabili în România.

S-au stabilit mai multe etape în implementarea sistemului RO e-Factura. Am sintetizat în schema de mai jos obligațiile operatorilor economici și datele de la care intră în vigoare.

Dacă nu folosești un program de facturare integrat cu RO e-Factura, poți utiliza pentru emiterea facturilor aplicația gratuită pusă la dispoziție de Ministerul Finanțelor Publice.

Pentru a transmite facturile în spațiul RO e-Factura este necesar să se obții un certificat digital calificat și să îți înregistrezi compania în SPV, pe portalul ANAF.

Ce este certificatul digital și cum îl obții?

Certificatul digital este un document electronic care atestă identitatea unei persoane sau a unei entități juridice. Acesta este utilizat pentru a semna electronic documente, pentru a accesa servicii online și pentru a efectua tranzacții electronice.

În România, certificatul digital calificat este emis de furnizori de servicii de certificare acreditați de Autoritatea Națională pentru Servicii Publice Digitale (ANSPDCP).

Pentru a obține un certificat digital calificat, trebuie să urmezi acești pași:

1. Alege un furnizor de servicii de certificare acreditat. Pe site-ul ANSPDCP poți găsi o listă a furnizorilor de servicii de certificare acreditați. Poți opta între certificatele digitale tradiționale, care necesită un dispozitiv criptografic fizic, și certificatele digitale în cloud.
2. Completază formularul de solicitare a certificatului digital. Formularul de solicitare a certificatului digital poate fi găsit pe site-ul furnizorului de servicii de certificare. Formularul va solicita informații precum numele, prenumele, adresa, datele de contact și tipul de certificat dorit. Ține cont de faptul că certificatele digitale oferă o serie de funcționalități diferite. Asigură-te că certificatul ales îndeplinește nevoile tale.
3. Achită taxa pentru certificatul digital. Costul certificatului digital variază în funcție de furnizorul de servicii de certificare și de tipul de certificat ales.
4. După confirmarea identității vei primi un dispozitiv criptografic pe care va fi instalat certificatul digital sau datele prin email.

După ce ai primit certificatul digital, trebuie să îl instalezi pe computerul tău. Instrucțiunile de instalare sunt furnizate de furnizorul de servicii de certificare.

Odată ce ai instalat certificatul digital, poți începe să îl utilizezi pentru a semna electronic documente, pentru a accesa servicii online și pentru a efectua tranzacții electronice.

Ce este SPV și cum îl folosești?

Spațiul Privat Virtual (SPV) este un serviciu online oferit de Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF) care permite contribuabililor să comunice cu autoritățile fiscale în mod electronic. Pentru a transmite facturi electronice prin intermediul sistemului RO e-Factura, contribuabilii trebuie să fie înregistrați în SPV. Această obligație a fost introdusă pentru a asigura securitatea și autenticitatea facturilor electronice. SPV, împreună cu certificatul digital calificat, oferă garanții de securitate a datelor, inclusiv criptarea și autentificarea multifactorială. În cazul în care nu îndeplinești aceste condiții, facturile electronice emise nu vor fi considerate valabile din punct de vedere fiscal.

SPV mai poate fi utilizat pentru o serie de alte servicii fiscale, inclusiv:

• depunerea declarațiilor fiscale: SPV poate fi utilizat pentru a depune declarații fiscale, cum ar fi declarația unică privind impozitul pe venit și contribuțiile sociale datorate de persoanele fizice, declarația de impozit pe profit și declarația de impozit pe veniturile microîntreprinderilor.
• plata obligațiilor fiscale: SPV poate fi utilizat pentru a plăti obligațiile fiscale, cum ar fi impozitul pe venit, contribuțiile sociale și impozitul pe profit.
• obținerea de informații fiscale: SPV poate fi utilizat pentru a obține informații fiscale, cum ar fi situația fiscală a contribuabilului, istoricul obligațiilor fiscale și deciziile de impunere.

Înregistrarea în SPV se face pe portalul ANAF.

În vederea transmiterii facturii trebuie să fii înregistrat în Spaţiul Privat Virtual și să te autentifici pe portalul www.anaf.ro, prin accesarea butonului Autentificare cu certificat. În acest Ghid privind utilizarea sistemului naţional de facturare electronică RO e-Factura poți vedea toți pașii pe care trebuie să îi urmezi pentru a transmite facturile și a le descărca pe cele emise de furnizorii tăi.

Implementarea RO e-Factura marchează o etapă importantă în digitalizarea administrației fiscale din România și contribuie la simplificarea procedurilor fiscale, reducerea costurilor și creșterea transparenței.

Deși implementarea RO e-Factura va necesita o perioadă de adaptare din partea operatorilor economici, se dorește ca beneficiile aduse de acest sistem să fie semnificative și să contribuie la modernizarea și eficientizarea administrației fiscale din România.